Сравнение онлайн-касс для бизнеса: какую выбрать?

С Начиная с 2021 года большинство предпринимателей должны использовать онлайн-кассы для взаимодействия с покупателями. На рынке появилось несколько компаний, занимающихся продажей и настройкой устройств. Рассмотрим, какие возможности предоставляет данное оборудование, как сделать правильный выбор при его приобретении и кому необходима онлайн-касса в рубрике "Советы".

Онлайн-касса – это аналог обычного кассового аппарата, который выдаёт чеки и сохраняет информацию о продажах. В отличие от обычных касс, онлайн-касса шифрует данные о покупках и передает их оператору фискальных данных (ОФД), а затем информация передается в налоговую. Таким образом, налоговая получает достоверные данные о доходах продавца, и чеки, выписанные через онлайн-кассу, могут быть отправлены покупателям по СМС или по электронной почте.

Согласно законодательству, на использование онлайн-касс обязаны приблизительно все индивидуальные предприниматели, за некоторыми исключениями. Например, онлайн-кассы не требуются самозанятым гражданам и ИП, работающим по упрощенной системе налогообложения, а также тем, кто занимается арендой жилья или предоставляет услуги по ремонту обуви и одежды.

Онлайн-кассы сокращают бумажную работу, обеспечивают цифровую передачу данных в налоговую систему, предоставляют полезную статистику по продажам, автоматизируют процесс продажи товаров и позволяют интегрироваться с другими системами, такими как CRM и управление складом.

Однако использование онлайн-касс может столкнуться с техническими сложностями, требует оплату услуг оператора фискальных данных и обучение сотрудников. Стоимость онлайн-касс зависит от их типа, начиная от кнопочных касс до полноценных POS-систем.

Виды интернет-казен для индивидуальных предпринимателей

Рассмотрим различные типы электронных касс, доступных для использования предпринимателями.

Покупная система на базе фискального аппарата

Покупная система представляет собой готовый набор устройств, включающий:

фискальный аппарат;
дисплей для продавца и покупателя;
клавиатуру;
кассовый ящик;
различные интерфейсы для подключения дополнительного оборудования, такого как весы, сканеры и другие устройства.

Фискальный аппарат подключается к покупному терминалу и требует специального программного обеспечения для работы. Покупной терминал представляет собой системный блок с вычислительным ядром, который может поставляться как отдельное устройство или в форме моноблока с интегрированным дисплеем.

Основное преимущество покупных систем заключается в комплексном подходе. После установки такой системы ее можно сразу же применять, дополняя оборудование и интегрируя его с терминалом при необходимости.

Однако покупные системы являются самыми дорогостоящими решениями. Наиболее доступные варианты обойдутся не менее чем в 50 000 рублей.

Фиксированная касса с сенсорным экраном

Фиксированная касса или сенсорный кассовый аппарат — это более простое и экономичное устройство. Оно устанавливается на постоянном месте, обеспечивая выполнение необходимых операций. Некоторые кассы поставляются в комплекте с фискальным аппаратом, в то время как для других потребуется дополнительная покупка такого аппарата.

Поставщики интернет-казен часто предлагают готовое программное обеспечение для обработки платежей и отправки информации в ОФД. Данные о продажах, аналитика доступны в личном кабинете облачных сервисов и на экране устройства.

К такой кассе также можно подключить дополнительное оборудование и настроить взаимодействие с системами учета. Кассовый ящик для наличных денег необходимо будет приобрести отдельно.

Переносной аппарат с сенсорным экраном и аккумулятором

Портативные кассы выполняют аналогичные функции, предоставляемые вышеописанными устройствами: создание и распечатка чеков, передача данных в ОФД. У них небольшой объем памяти, что делает их неэффективными для торговли большим ассортиментом товаров.

С данными кассами разобраться легче, чем смартфонами, что удобно для персонала.

Для получения данных о продажах, доступа к статистике и аналитике можно воспользоваться кабинетом сервиса, предоставляющего программное обеспечение для устройства.

Кнопочная касса-калькулятор

Эта обычная кнопочная касса часто встречается в мелких магазинах поблизости от дома. Она работает от аккумулятора, выполняет печать чеков. В подобных кассах установлено программное обеспечение для основных операций: продаж, возвратов, коррекции чеков.

Ограниченный объем памяти в таких кассах ограничивает их использование до 10 товаров. Часто такие кассы применяются для оперативного ввода стоимости товаров при продаже, а не для загрузки готовых товарных позиций.

Получение детальной статистики о продажах и анализ данных с использованием таких касс невозможно. Эти кассы являются наиболее доступными.

Виртуальная интернет-касса

Эта касса используется в онлайн магазинах, при продаже услуг через интернет, в службах доставки и такси, автоматах с продажей товаров. Она заменяет физическую кассовую технику. Все операции выполняются и регистрируются в облачном сервисе. Подключение к такой кассе осуществляется через интернет.

Виртуальную кассу невозможно использовать для расчетов с клиентами в магазинах, пунктах выдачи товаров и кассах продажи билетов.

Виртуальная касса, так же как и другие растраты, интегрируется с системой учета и системой складского учета. Приобретать облачную кассу не требуется, поставщик предоставляет доступ к услугам ежемесячно по лицензии. В любое время можно прекратить использование.

Стоимость аренды таких услуг начинается от 1500 рублей в месяц в зависимости от выбранного тарифа и метода оплаты: ежемесячно или единовременно за год.

Подбор онлайн-кассы для ИП

При выборе кассы важно учитывать тип бизнеса — онлайн или офлайн. Для интернет-продаж подойдет облачная онлайн-касса. Важно также учесть, что для работы с физическими магазинами и интернет-магазином потребуется приобрести физическую онлайн-кассу с доступом к облачному сервису.

Для офлайн-бизнеса важны следующие параметры:

Объем товаров в ассортименте.
Проходимость магазина и интенсивность продаж.
Частота изменений в товарах.
Потребность в статистике продаж и интеграции с учетными системами.
Финансовые возможности.

Каждый из этих пунктов необходимо учитывать при выборе типа онлайн-кассы для офлайн-бизнеса.

По поводу стоимости использования онлайн-кассы можно выделить единовременные расходы (приобретение устройства, дополнительного оборудования, получение ЕЦП, обучение сотрудников) и постоянные расходы (оплата интернета, кассовой ленты, техническое обслуживание, услуги ОФД).

При покупке онлайн-кассы важно обращаться только к авторизованным поставщикам и их дилерам. Также выгодным вариантом является лизинг оборудования у банка, который часто предлагает аренду устройств при открытии расчетного счета и подключении эквайринга. Есть компании, предоставляющие онлайн-кассы "под ключ" с установкой оборудования, учетной системой и услугами оператора фискальных данных.

Подключение кассы: инструкция по действиям

Давайте разберем, как правильно подключить кассу:

Выберите и приобретите онлайн кассу, соответствующую вашим требованиям.
Подключите кассу и компьютер (если приобрели не моноблок) к интернету.
Выберите оператора фискальных данных и заключите с ним договор. Список ОФД доступен на сайте ФНС.
Зарегистрируйте кассу в налоговой.

Для этого потребуется создать личный кабинет на сайте ФНС. Необходима цифровая подпись. Затем заполните заявление на регистрацию кассы.

После проверки заявления вы получите регистрационный номер кассы — он поступит в ваш личный кабинет на портале ФНС.

Осуществите фискализацию кассы. Это требуется сделать в течение суток после получения регистрационного номера в ФНС.

Фискализацию можно провести с помощью ПО на компьютере, к которому подключена касса, или непосредственно в самой кассе, если она поддерживает такие операции. Для фискализации понадобится:

регистрационный номер кассы, полученный в налоговой;
адрес, наименование и ИНН;
данные сотрудника, от имени которого подается заявление на регистрацию;
наименование выбранного ОФД и параметры подключения к нему.

Затем необходимо зарегистрировать кассу в ОФД и подключить дополнительное оборудование, которое планируется использовать.

Эти шаги можно выполнить самостоятельно или обратиться к поставщику кассы.

Решение проблем с кассой

Обрыв интернет-соединения. При обрыве работы касса останавливается. Нужно дождаться восстановления соединения и выдать чек покупателю.

Полная остановка кассы. Касса может перестать работать по разным причинам. Чтобы избежать штрафов, необходимо выяснить причину и, если не можете самостоятельно, обратиться к поставщику кассы.

Ошибки при обслуживании кассы. При возникновении ошибок на дисплее появляется их номер. Для устранения проблемы по номеру ошибки нужно найти инструкцию. Если это не помогает, обратитесь к поставщику кассы.

Штрафы за неправильное использование кассы

Использование онлайн-кассы не по назначению ведет к назначению штрафа. Его размер составляет от 25% до 50% от суммы покупки, но не менее 10 000 рублей.

За невыдачу чека предусмотрен штраф в размере 2000 рублей.

Штраф от 1500 до 3000 рублей назначается за:

использование кассы без регистрации в ФНС;
отсутствие фискального накопителя;
применение незафиксированной кассы;
отсутствие договора с ОФД;
ошибки при формировании фискальных документов.

Подбор онлайн-кассы: в кратце

Онлайн-кассы шифруют информацию о продажах и передают ее оператору фискальных данных (ОФД), который затем направляет в налоговую службу.
С начала 2021 года большинство индивидуальных предпринимателей должны использовать онлайн-кассы.
Некоторым бизнесменам необязательно устанавливать оборудование — например, плательщикам налога на доходы или компаниям, работающим в удаленных районах без интернета.
Существует несколько типов онлайн-касс — кнопочные, стационарные, мобильные с сенсорным дисплеем, POS-системы.
POS-системы являются наиболее затратным вариантом. Это готовый набор устройств с клавиатурой, весами, терминалом, регистратором и др.
Облачная онлайн-касса идеально подходит для бизнеса без физических магазинов. В этом случае нет необходимости покупать оборудование, но потребуется регулярные платежи за лицензию.
Кнопочная касса-калькулятор представляет собой наиболее доступный вариант. Это простая касса с небольшим объемом встроенной памяти.
При открытии расчетного счета и подключении эквайринга многие банки предлагают устройства в аренду без оплаты или в рассрочку без дополнительных процентов.

Автор