Написание объяснительной записки на работе.

Многие работники могут столкнуться с проблемой опозданий на работу или вынужденного ухода с рабочего места. В таких ситуациях работодатель обычно просит сотрудника предоставить объяснительную записку. Важно знать, как правильно составить такой документ, чтобы не испортить свою деловую репутацию и избежать возможных дисциплинарных взысканий рассмотрим в рубрике “Советы”.

Сущность объяснительной записки

Объяснительная записка представляет собой документ, в котором человек объясняет причины своих действий или бездействия. Через этот документ работник может донести до руководства обстоятельства, приведшие к определенным нарушениям, таким как опоздания, пропуск рабочего времени или невыполнение трудовых обязанностей. Важно отметить, что работодатель не имеет право применять дисциплинарные меры к сотруднику без письменного объяснения. После получения объяснительной работодатель может либо применить дисциплинарное взыскание, либо признать объяснение сотрудника уважительным.

Назначение и случаи написания объяснительной записки

Объяснительная записка необходима для пояснения причин нарушения правил. Также такой документ может послужить доказательством в случае разрешения конфликта через суд. Обычно объяснительная требуется в случаях, когда сотрудник:

неисправно выполнил свои трудовые обязанности;
нарушил трудовую дисциплину;
занимался личными делами в рабочее время;
пропустил занятия (для студентов или школьников).

Типы объяснительных записок

Объяснительные записки могут быть написаны для пояснения отдельных моментов работы или объяснения действий в рамках трудового процесса. Их также можно разделить на:

оправдательные, где сотрудник пытается оправдать свое нарушение правил;
поясняющие действия других лиц, которые помогают руководству разобраться в конфликтной ситуации. После анализа подобных записок руководитель выносит свое решение.

Уведомление о необходимости написания объяснительной

Руководитель может потребовать от сотрудника письменного или устного объяснения. Обычно требование фиксируется в письменной форме, содержащей информацию об организации, руководителе, сотруднике, деталях нарушения, просьбе подготовить объяснительную, сроках сдачи и подписи работодателя. Работник должен ознакомиться с уведомлением, а отказавшийся подписать его может быть уведомлен письменно через почту.

Сроки написания объяснительной

Сотрудник должен подготовить объяснительную в течение двух рабочих дней после нарушения. На протяжении этого срока отпуск и больничный не учитываются. Если требование появилось письменно, сроки отсчитываются с момента подписания уведомления работником.

Правила написания объяснительной записки

В начале документа важно указать данные и должность работодателя, избегая ошибки оформления на имя руководителя подразделения. Также обязательно указать Ф. И. О. и должность составителя объяснительной.

В центре документа следует написать название - "объяснительная записка".

Затем необходимо описать обстоятельства ситуации, подчеркивая суть без эмоций. Например, причиной опоздания была болезнь ребенка, требующая срочного визита к врачу.

Излагайте только доводы, обосновывающие нарушение трудовой дисциплины. Не следует упоминать о коллегах, которые несанкционированно отсутствовали на работе.

Будьте объективны и не оправдывайте нарушение личными обстоятельствами, такими как развод. Если нет уважительных причин, лучше признать вину.

Укажите работников, которые могут подтвердить ваши аргументы.

Поставьте дату и подпишите документ с расшифровкой. Также укажите доводы, которые работодатель должен учесть при принятии решения о дисциплинарной ответственности.

К объяснительной можно приложить подтверждающие документы, например, справку из больницы или повестку в суд.

Об опоздании на работу

В данном случае причиной опоздания была поломка трамвая. Сотрудник предоставил скриншот с местоположением и информацию об аварии.

Об отсутствии на рабочем месте

Работника не было из-за протечки трубы в квартире, чему есть подтверждение в виде справки от домоуправляющей компании.

О невыполнении должностных обязанностей

Невыполнение обязанностей может привести к серьезным последствиям. В этом примере сотрудник не смог работать из-за поломки компьютера, предоставив заявку на ремонт.

Нужно ли писать объяснительную

На судебном уровне работодателю придется доказывать требование объяснения от работника. Отказ работника от написания объяснительной может быть доказан специальным актом работодателя о запросе данного документа.

В указанном акте должны содержаться дата, место и способ запроса объяснительной. Отказ сотрудника может восприниматься как признание вины, что повлечет за собой дисциплинарные меры или увольнение.

Автор