Как составить гарантийное письмо?

Гарантийное письмо - подтверждение обязательств сторон и условий сделки. Этот документ можно передать арендодателю, клиенту или кредитору для обеспечения исполнения своих обязательств. В случае нарушения обещаний стороной с этим письмом можно обратиться в суд. Рассказываем и даем советы о том, как правильно составить гарантийное письмо и как заполнить его в различных ситуациях.

Гарантийное письмо: что это такое и как оформить

Гарантийное письмо - это документ, который одна сторона сделки направляет другой. В нем сторона подтверждает, что выполнит взятые на себя обязательства. Например, предприниматели часто используют гарантийные письма для отгрузки товара или погашения задолженности. Гарантийное письмо составляют для:

подтверждения соглашений между сторонами;
установления условий выполнения обязательств;
признания факта наличия задолженности.

Обычно в гарантийном письме описываются обязательства контрагента, условия их выполнения, а также способы разрешения спорных моментов, если обязательства не будут выполнены. Если в договоре оговорены различные аспекты сотрудничества, то в гарантийном письме стороны обычно фокусируют внимание на конкретных спорных вопросах и способах их урегулирования.

Типы гарантийных писем

Существует три основных типа гарантийных писем:

Письмо-оферта: часть договора, где указаны основные параметры документа: товар или услуга, сроки предоставления и т. д. Такое письмо направляется контрагенту для изменения условий расчетов.
Письмо-акцепт: документ, который фиксирует согласие второй стороны на оферту. В нем прописано согласие с офертой и действия для осуществления сделки, поскольку акцепт должен быть полным и безусловным, и только письменное согласие недостаточно.
Дополнительное соглашение: в нем расширяют и подробно описывают не полностью раскрытые моменты, например, порядок расчетов или ответственность сторон.

Формы гарантийного письма

Формы гарантийного письма выделяют в зависимости от его целей. Среди наиболее распространенных:

оплата задолженности;
письмо в налоговую службу;
выполнение работ;
аренда;
покупка товаров.

Оплата задолженности

Если должник признает долг, он может отправить другой стороне письмо, гарантирующее его оплату. Такой документ составляется, если по разным причинам должник не может немедленно оплатить долг. В письме указывают новые сроки оплаты задолженности и обязательства по ее погашению.

Письмо в налоговую

Гарантийное письмо могут запросить налоговые инспекторы при регистрации юридического лица. Это необходимо для подтверждения юридического адреса компании в случае аренды помещения. Гарантийное письмо в данном случае может убедить, что собственник сданного помещения заключит с компанией договор аренды и предоставит ей юридический адрес.

Письмо об оплате аренды

Гарантийное письмо для аренды жилья может потребоваться, если арендатор временно не в состоянии оплатить его. В таком случае стороны могут договориться о переносе платежа. Для этого арендатор должен составить гарантийное письмо с конкретными сроками отсрочки оплаты.

На выполнение работ

В таком письме обычно прописаны обязательства подрядчика по выполнению работ в определенный срок и объеме, а также разделы об оплате услуг заказчиком. Такой документ могут составить до заключения договора для продемонстрирования серьезности намерений подрядчика.

На поставку товара

В таком письме одна из сторон предлагает поставить товар. Документ составляют, если поставщик предлагает сотрудничество компании на взаимовыгодных условиях. С помощью этого письма поставщик может проявить интерес к возможному деловому партнеру и впоследствии заключить договор на поставку товаров.

Другие формы документа

Подобные гарантийные письма составляют для проведения других сделок в ходе хозяйственной деятельности компании и для физических лиц. Например, о заключении договора в определенный срок, о возврате займа в полном объеме в указанный срок, о возвращении студента на работу после обучения и т. д.

Юридическое значение гарантийного письма

Несмотря на отсутствие единого стандарта для заполнения гарантийного письма, у него есть юридическая сила. Такой документ напоминает договор-оферту. С помощью гарантийного письма можно добиться признания обязательств по работам от другой стороны, например. Гарантийное письмо выполняет несколько юридических функций:

подтверждает наличие соглашений между сторонами;
удостоверяет обязательства и условия их выполнения;
подтверждает наличие задолженности.

Как правильно оформить гарантийное письмо и какая информация должна быть в нем

В законодательстве отсутствует установленная форма для гарантийного письма. Его структура зависит от вида, формы и задач составителя. Важно, чтобы текст был сформулирован в деловом стиле, с четкими и однозначными выражениями. В гарантийном письме должна быть следующая информация:

данные адресата и отправителя;
реквизиты стороны-гаранта, ее юридический адрес и контактные данные;
паспортные данные, если письмо составляет физлицо или индивидуальный предприниматель (ИП);
ИНН - для ИП;
дата составления документа;
исходящий номер письма, если требуется;
обязательства, которые должны выполнить стороны и при каких условиях;
печать организации или подпись уполномоченного лица;
данные и контакты составителя, если это делает не он. В этом случае также необходимы данные о доверенности.

Особенности составления письма юридическим лицом

Если составителем письма является компания, документ оформляют на фирменном бланке организации. В шапке обязательно указывают юридический адрес компании, ее контактный телефон и банковские реквизиты. Документ подписывает руководитель, а главный бухгалтер ставит печать организации на письме.

Особенности составления гарантийного письма индивидуальным предпринимателем

Если у ИП нет расчетного счета и печати, в гарантийном письме он указывает свои паспортные данные. При наличии расчетного счета в шапке письма также указывают его реквизиты.

Особенности составления письма физическим лицом

В шапке письма гражданин должен указать свои паспортные данные и адрес регистрации. В остальном письмо составляется в соответствии со стандартными правилами.

Можно ли использовать гарантийное письмо вместо договора

Гарантийное письмо - это скорее часть договора. В нем более детально описаны условия сделки. Это дополнительное обеспечение выполнения обязательств, оговоренных в договоре.

Ошибки при заполнении

Самые распространенные ошибки при заполнении гарантийного письма:

нечеткие формулировки. Важно четко описать обязательства и условия их выполнения без возможности их неправильной интерпретации;
пропущены существенные условия сделки, например, указание суммы, объема работ, сроков выполнения обязательств или ответственности сторон. Важно максимально полно и точно указать всю информацию об обязательствах;
отсутствие контактной информации сторон;
отсутствие необходимых документов. Если в гарантийном письме указаны какие-то документы, их копии должны быть приложены.

Как вручить документ

Гарантийное письмо можно вручить лично подписывающемуся лицу компании или уполномоченному лицу. В этом случае документ следует распечатать в двух экземплярах, чтобы на втором была отметка о получении. В качестве подтверждения получения гарантийного письма контрагентом может быть подписанное уведомление о получении. Письмо также можно отправить курьерской службой или заказным письмом.

Как составить гарантийное письмо: основные моменты

Гарантийное письмо подтверждает наличие обязательств сторон и условия их выполнения.
Этот документ можно передать арендодателю, клиенту или кредитору в качестве обеспечения выполнения своих обязательств.
Гарантийное письмо не заменяет договор об услугах, а дополняет его. В гарантийном письме детально описывается определенное обязательство из сделки, если в самом договоре этого недостаточно.
Единой формы для составления такого письма нет. Важно ясно и однозначно прописать данные сторон, все существенные условия и обязательства без риска неправильной интерпретации. Без указания сумм и сроков сделки возможно, что не будет чего предъявить контрагенту.

Автор